La plupart des difficultés d’une assemblée générale ne naissent pas pendant la séance. Elles naissent trois semaines avant, quand personne n’a encore vérifié si l’adresse de l’appartement vendu en juin est à jour, ni qui a demandé à recevoir sa convocation par e-mail.
Rien de dramatique, pris isolément. Mis ensemble, cela donne une convocation partie trop tard, un point de l’ordre du jour oublié, et une séance qui s’enlise sur des questions de procédure au lieu de voter.
Voici le rétroplanning que je propose aux syndics et aux gestionnaires de copropriété : des étapes datées, dans l’ordre, avec ce qu’il faut avoir en main à chaque fois.
Pourquoi un rétroplanning plutôt qu’une check-list
Une check-list dit quoi faire. Un rétroplanning dit quand. Et pour une AG, c’est le « quand » qui coince : certaines pièces ne dépendent pas de vous (un devis d’entrepreneur, les comptes du comptable, la réponse d’un assureur), et le délai légal de convocation ne se négocie pas.
Le principe : vous partez de la date de l’assemblée et vous remontez. Chaque étape a une date butoir, pas une place dans une liste.
Semaine −6 : les fondations du dossier
1. La liste des copropriétaires, à jour. C’est l’étape la plus ingrate et la plus rentable. Ventes signées depuis la dernière AG, successions en cours, changements d’adresse, changement de représentant pour une société, nu-propriétaire et usufruitier : chaque ligne approximative est une convocation qui n’arrivera pas.
Le réflexe utile : ne pas attendre la préparation de l’AG pour mettre cette liste à jour, mais la corriger au fil de l’eau, à chaque acte notarié reçu.
2. Le mode d’envoi, copropriétaire par copropriétaire. La règle est l’envoi recommandé. L’e-mail n’est possible que pour le copropriétaire qui a accepté individuellement, explicitement et par écrit un autre moyen de communication (art. 3.87, § 3, du Code civil).
Concrètement, cela se tient dans une colonne de votre tableau : « recommandé » ou « e-mail (accord écrit du JJ/MM/AAAA) ». Sans cette colonne, vous rejouez la question chaque année.
3. Les demandes de points à l’ordre du jour. Les propositions écrites reçues au moins trois semaines avant le premier jour de la période pendant laquelle se tient l’assemblée générale ordinaire doivent être inscrites à l’ordre du jour (art. 3.87, § 3, du Code civil). Celles qui arrivent plus tard passent à l’assemblée suivante.
Le bon réflexe : dater chaque demande à sa réception, dans un même endroit, et accuser réception. Une demande arrivée par SMS en juillet et jamais notée est un conflit qui vous attend en séance.
Semaine −4 : l’ordre du jour et les pièces
4. Un point = une décision. Un ordre du jour clair se lit à voix haute sans être reformulé. « Travaux » n’est pas un point ; « Approbation du devis de l’entreprise X pour la réfection de la toiture, pour un montant de … € » en est un. Précisez, pour chaque point, ce qui est soumis au vote.
5. Les pièces. Les budgets prévisionnels — charges courantes et fonds de réserve — sont joints à l’ordre du jour de l’assemblée appelée à les voter (art. 3.89, § 5, 16°, du Code civil). Ajoutez-y les comptes de l’exercice écoulé, les devis des travaux soumis au vote, un modèle de procuration et, le cas échéant, le rapport du conseil de copropriété ou du commissaire aux comptes.
La convocation doit aussi indiquer les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l’ordre du jour (art. 3.87, § 3, du Code civil). C’est une mention vite oubliée, et c’est un motif de contestation facile à éviter.
C’est ici que les retards se concentrent : il manque toujours un devis ou une pièce comptable. D’où l’intérêt d’un tableau de relance : pièce attendue, personne à relancer, date de demande, date de réception.
Semaine −3 : la logistique
6. La salle. Capacité, accès pour les personnes à mobilité réduite, heure de fermeture, besoin d’un projecteur. Une salle réservée trop tard oblige à décaler la date, donc à refaire tout le rétroplanning.
7. Les documents de séance. Liste de présences, feuille de signatures, tableau des quotités, modèles de procuration vierges, bloc pour le procès-verbal. Préparés une fois, réutilisables chaque année.
Semaine −2 : l’envoi
8. Le délai. Sauf cas d’urgence, la convocation est communiquée au moins quinze jours avant l’assemblée (art. 3.87, § 3, du Code civil). « Communiquée », et non « envoyée » : comptez le délai à l’arrivée, et prenez une marge avec le recommandé. Vérifiez aussi le règlement d’ordre intérieur, qui peut imposer davantage.
9. La trace. Numéro d’envoi recommandé, date, et pour les envois électroniques la preuve de l’envoi : à conserver avec le dossier de l’assemblée. C’est ce qui vous protège si une décision est contestée.
Pendant et après la séance
10. Le procès-verbal. Il est signé en fin de séance par le président, par le secrétaire désigné en début de séance et par les copropriétaires encore présents ou leurs mandataires (art. 3.87, § 10, du Code civil). Ensuite, le syndic consigne les décisions dans le registre et les transmet dans les trente jours suivant l’assemblée (art. 3.87, § 12).
11. Le suivi des décisions. Une décision votée sans suivi est une décision qui revient à l’AG suivante. Reprenez chaque point adopté dans un tableau : qui agit, pour quand, où en est-on. C’est ce tableau qui fera la moitié de votre prochaine convocation.
Ce qu’un assistant administratif externe peut reprendre
Un assistant administratif externe peut préparer les pièces et la logistique en appui du syndic, sans se substituer à ses missions légales. En pratique, cela veut dire : tenir la liste des copropriétaires à jour, rassembler et dater les demandes de points, relancer les pièces manquantes, préparer les envois et les documents de séance, puis assembler le dossier après l’assemblée.
Vous gardez la main sur le fond — l’ordre du jour, les décisions, la responsabilité. Ce qui part, part sur vos instructions.
Si la préparation des assemblées de votre portefeuille vous mange vos soirées, nous pouvons regarder ensemble quelles étapes de ce rétroplanning sont externalisables, et lesquelles doivent rester chez vous.
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Cet article donne une information générale, à jour au 15 octobre 2026. Il ne constitue pas un avis juridique. Pour une copropriété précise, référez-vous à son acte de base, à son règlement de copropriété et, au besoin, à un juriste.
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Questions fréquentes
Combien de temps avant l’assemblée générale faut-il envoyer la convocation ?
Sauf cas d’urgence, la convocation doit être communiquée au moins quinze jours avant l’assemblée (art. 3.87, § 3, du Code civil). Le mot compte : le délai se mesure à la communication, pas à la mise à la poste. Avec un envoi recommandé, prévoyez une marge, et vérifiez si le règlement d’ordre intérieur de la copropriété impose un délai plus long.
Peut-on convoquer les copropriétaires par e-mail ?
Oui, mais pas pour tout le monde : seulement pour le copropriétaire qui a accepté individuellement, explicitement et par écrit de recevoir ses convocations par un autre moyen de communication. Pour tous les autres, la règle reste l’envoi recommandé (art. 3.87, § 3, du Code civil). Un courrier ordinaire ne suffit pas.
Un prestataire externe peut-il préparer les convocations à la place du syndic ?
Non, pas « à la place » : le syndic reste responsable de ses missions légales. En revanche, un assistant administratif externe peut préparer les pièces, mettre à jour les listes, assembler les envois et tenir le suivi des retours, en appui du syndic et sur ses instructions.
