« Je sais que je devrais déléguer. Mais je ne sais pas par où ça commence, ni combien de temps ça va me prendre. »
C’est la phrase que j’entends le plus souvent. Et c’est une vraie objection : quand on est déjà débordé, la perspective de « tout expliquer à quelqu’un » ressemble à du travail en plus. D’où cet article : voici, concrètement, ce qui se passe entre le premier appel et le moment où le travail tourne sans vous.
Jour 0 — Un appel de 30 minutes
Pas une présentation commerciale : un état des lieux. Cinq questions, toujours les mêmes.
- Quelles tâches administratives vous prennent le plus de temps aujourd’hui ?
- Lesquelles vous coûtent le plus quand elles sont faites en retard ?
- Qu’est-ce que vous ne voulez pas confier ?
- Avec quels outils travaillez-vous (facturation, boîte mail, agenda, drive) ?
- Quel volume estimez-vous, par semaine ou par mois ?
La troisième question est la plus importante, et c’est celle qu’on oublie. Il y a toujours des choses qui doivent rester chez vous : le contact avec certains clients, la validation de ce qui part, un dossier sensible. Le périmètre se définit autant par ce qu’on exclut que par ce qu’on inclut.
Ces appels se tiennent en fin de journée, après 17h30 en semaine, pour ne pas vous prendre une heure de travail facturable.
Jours 1 à 3 — Une proposition écrite
Vous recevez un document court : les tâches reprises, celles qui restent chez vous, le volume estimé, le forfait correspondant et son prix. Les forfaits vont de 5 à 20 heures par mois, avec un tarif horaire pour ce qui dépasse, et une formule sur mesure au-delà. Tout est détaillé sur la page des tarifs.
Deux précisions qui comptent.
Première précision : la TVA. Les prestations d’un secrétaire indépendant y sont soumises. Si votre activité vous donne droit à la déduction, cette TVA est en principe récupérable — à confirmer par votre comptable, car toutes les activités n’y donnent pas droit : certaines sont exemptées, d’autres ne déduisent que partiellement.
Seconde précision : ce que vous payez. Vous ne payez pas un salaire, vous payez une facture, pour les heures réellement prestées. Pas de contrat de travail à gérer, pas de pécule de vacances, pas de préavis, pas de remplacement à organiser pendant les congés. Le prestataire est un indépendant : il organise son travail et reste responsable de ses outils et de ses assurances.
Jours 4 à 7 — Le contrat et la confidentialité
Il y a deux documents, et pas un seul.
Le contrat de prestation : ce qui est fait, à quel rythme, à quel prix, avec quel préavis. Rien d’exotique.
L’annexe relative à la protection des données. C’est celle qu’on oublie, et c’est celle qui vous protège. Dès qu’un prestataire traite des données pour le compte de son client, il agit comme sous-traitant au sens du RGPD, et un contrat de sous-traitance (art. 28 du RGPD) doit être signé. La rémunération n’y change rien : même une mission d’essai gratuite entre dans ce cadre.
Ce que cette annexe doit prévoir : l’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement ; les types de données et les catégories de personnes concernées ; le fait que le prestataire n’agit que sur vos instructions documentées ; la confidentialité ; les mesures de sécurité ; votre autorisation avant tout sous-traitant ultérieur, soumis aux mêmes obligations ; l’assistance pour répondre aux demandes des personnes concernées et en cas d’incident ; l’encadrement des transferts hors Union européenne ; et, en fin de mission, la suppression ou la restitution des données, à votre choix.
Un point à retenir : vous restez responsable du traitement. C’est vous qui décidez des finalités et des moyens ; le prestataire exécute. S’il utilisait vos données à ses propres fins, il deviendrait lui-même responsable du traitement — ce que l’annexe lui interdit précisément.
En pratique, cela se traduit par des choses simples : des accès nominatifs et limités à ce qui est nécessaire, aucun fichier client stocké ailleurs que dans vos outils, et une règle claire sur ce qui ne sort pas.
Jours 8 à 12 — La fiche de démarrage
C’est l’étape qui fait la différence entre une délégation qui tient et une délégation qui s’arrête au bout de six semaines.
On remplit ensemble un document unique qui contient :
- les accès : quels outils, quels droits, créés par vous (jamais un mot de passe échangé par e-mail) ;
- vos règles : ce qui part sans vous demander, ce qui passe toujours par votre validation ;
- vos modèles : vos textes de facture, vos réponses types, votre signature, le ton que vous employez avec vos clients ;
- vos interlocuteurs : votre comptable, votre assureur, vos fournisseurs habituels ;
- le rythme : quand je travaille sur votre dossier, quand vous recevez un point.
Comptez une heure de votre temps. C’est le seul vrai investissement que la délégation vous demande — et il ne se répète pas.
Jours 13 à 15 — Le démarrage réel
On ne commence jamais par tout. On commence par une tâche, celle qui vous soulage le plus vite : le plus souvent l’envoi des factures et les relances, parfois le tri de la boîte mail, parfois le classement des pièces pour le comptable.
Pendant la première semaine, vous validez tout ce qui part. À partir de la deuxième, vous validez ce que vous avez décidé de garder sous contrôle, et le reste tourne.
Jour 30 — Le premier bilan
Un point écrit, court : ce qui a été fait, le temps réellement consommé par rapport au forfait, ce qui coince, ce qu’on ajoute ou retire pour le mois suivant.
C’est là qu’on ajuste. Un périmètre trop large au départ se resserre ; un périmètre trop étroit s’étend. Les deux arrivent, et c’est normal : personne n’estime correctement son volume administratif du premier coup.
Ce qui prend vraiment de votre temps, au total
Si l’on additionne : 30 minutes d’appel, 15 minutes de relecture de la proposition, 30 minutes pour les documents, une heure pour la fiche de démarrage, une heure de validations la première semaine. Environ trois heures et demie, étalées sur quinze jours.
À comparer avec ce que l’administratif vous prend chaque semaine.
Si cet article vous a donné envie de regarder vos propres chiffres, nous pouvons le faire ensemble : trente minutes, sans engagement, en fin de journée.
Réserver un appel de 30 minutes (créneaux après 17h30 en semaine)
Cet article décrit la méthode de travail de Monnier Secrétariat au 15 octobre 2026 et donne une information générale ; il ne constitue pas un avis juridique.
Pour aller plus loin : pourquoi choisir un secrétaire indépendant ? · qui je suis · les services
Questions fréquentes
Faut-il un contrat pour faire appel à un secrétaire indépendant ?
Deux documents, en réalité. Un contrat de prestation (ce qui est fait, à quel rythme, à quel prix, avec quel préavis) et une annexe relative à la protection des données : dès qu’un prestataire traite des données pour le compte de son client, le RGPD impose un contrat de sous-traitance (art. 28). Ce n’est pas une formalité : c’est lui qui fixe ce que le prestataire peut faire et ce qu’il doit faire des données à la fin de la mission.
Qui est responsable des données de mes clients ?
Vous. C’est vous qui déterminez les finalités et les moyens du traitement : vous restez responsable du traitement, et le secrétaire indépendant agit comme sous-traitant, sur vos instructions. C’est précisément ce que l’annexe de protection des données met noir sur blanc, avec la sécurité, la confidentialité et le sort des données en fin de mission.
Et si cela ne me convient pas après un mois ?
Les forfaits sont sans engagement et ajustables : on peut changer de volume, suspendre, ou s’arrêter. C’est d’ailleurs la raison d’être du bilan à J+30 : si le rythme ou le périmètre ne va pas, on le change à ce moment-là plutôt que de laisser la situation s’installer.
