Un appartement mis en location le lundi. Le mercredi, la boîte mail de l’agence déborde : vingt-cinq demandes de visite, dont la moitié sans numéro de téléphone, et trois appels pendant une visite en cours.

Le plus dur dans une mise en location n’est pas de trouver des candidats. C’est de n’en perdre aucun, de répondre à chacun, et de pouvoir expliquer au propriétaire où en est son dossier.

Voici la méthode administrative qui tient, et qui ne demande ni logiciel ni refonte de vos habitudes.

1. La réponse type, écrite avant la publication de l’annonce

L’erreur classique consiste à rédiger la réponse quand les demandes arrivent — donc vingt-cinq fois, sous pression, de plus en plus courtes.

Écrivez-la avant de publier l’annonce. Elle contient :

• les informations que tout le monde demande : charges, disponibilité, durée du bail proposée, animaux, si une place de parking est comprise ;
• les créneaux de visite déjà fixés ;
• ce que vous attendez du candidat pour confirmer sa venue ;
• une signature avec le nom de la personne qui suit le dossier.

Une bonne réponse type règle les deux tiers des échanges. Les candidats qui ne correspondent pas se retirent tout seuls, et ceux qui restent sont informés.

2. Les visites groupées, pas au fil de l’eau

Deux ou trois plages fixes dans la semaine, annoncées dès la réponse type. C’est moins souple pour le candidat, mais incomparablement plus efficace pour l’agence : un déplacement pour six visites au lieu de six déplacements, et un seul créneau à tenir dans l’agenda.

Prévoyez une liste imprimée (ou sur tablette) des personnes attendues, avec une colonne pour noter sur place : venu, intéressé, dossier annoncé. Ce qui n’est pas noté dans l’heure est perdu.

3. Le tableau de suivi, en une ligne par candidat

Un seul tableau par bien. Une ligne par candidat. Sept colonnes :

La dernière colonne est celle qui change la réputation d’une agence. Elle vous dit, d’un coup d’œil, à qui vous devez encore un retour.

Deux règles d’usage : une seule personne tient le tableau (à deux, il devient faux en trois jours), et il est revu après chaque plage de visites, pas en fin de semaine.

4. Les documents demandés aux candidats : prudence

En Wallonie, vous n’avez pas à deviner : la liste est fixée par la loi, et elle est d’ordre public. L’article 6 du décret du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation autorise à demander au candidat locataire son nom et prénom, un moyen de le contacter, son adresse, sa date de naissance (ou une preuve de sa capacité à contracter), sa composition de ménage, son état civil s’il est marié ou cohabitant légal, le montant de ses ressources financières et la preuve du paiement des trois derniers loyers — avec, le cas échéant, les justificatifs correspondants.

Aucune autre donnée ne peut être exigée, sauf finalité légitime et demande proportionnée, dûment justifiée. Et le choix du locataire doit se faire sans discrimination. En pratique : demandez le montant des revenus, pas leur origine ni le détail de la situation financière ; et au premier contact, pour organiser une visite, limitez-vous au nom et à un moyen de contact. Si un candidat vous remet spontanément des documents que vous n’avez pas demandés, examinez-les et rendez-les sans en garder copie.

Les dossiers des candidats que vous n’avez pas retenus ne doivent pas rester dans vos armoires ni au fond de votre boîte mail. La loi ne fixe pas de durée chiffrée : le principe est que vous les supprimez dès qu’ils ne sont plus nécessaires, c’est-à-dire une fois le bail conclu avec un autre candidat. Fixez une durée courte, écrivez-la dans votre registre des traitements et dans votre information aux candidats, et tenez-vous-y.

Dernier réflexe, souvent oublié : le candidat doit être informé, au moment où vous collectez ses données (art. 13 du RGPD), de qui traite ses données, pourquoi, sur quelle base, à qui elles sont transmises, combien de temps elles sont conservées et quels sont ses droits — y compris celui d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données. Un court paragraphe au bas de votre formulaire de candidature suffit, à condition qu’il soit exact.

5. Le message aux candidats non retenus

Trois lignes, envoyées le jour de la décision :

Bonjour [prénom],

Le bien situé [adresse] a été attribué à un autre candidat. Je vous remercie pour l’intérêt que vous y avez porté et pour le temps consacré à la visite.

Si vous le souhaitez, je garde votre recherche en tête pour nos prochaines mises en location : n’hésitez pas à me dire quel type de bien et quel budget vous conviennent.

Rien d’extraordinaire. Mais une agence qui répond, cela se remarque — et cela revient, parce qu’un candidat non retenu aujourd’hui est un locataire, un vendeur ou un bailleur demain.

6. Ce que le propriétaire doit recevoir

À la fin du processus, un point court au bailleur : nombre de demandes reçues, nombre de visites réalisées, nombre de dossiers complets, candidat retenu et date d’entrée prévue. Quatre lignes.

C’est ce document qui justifie votre honoraire mieux que n’importe quel argument commercial : il montre le travail accompli, chiffres en main.

Ce qui se délègue dans tout cela

L’agent immobilier garde la visite, le conseil, la relation avec le bailleur et la décision. Le reste s’externalise bien : envoyer la réponse type, organiser les plages de visite et les confirmations, tenir le tableau à jour, relancer les dossiers incomplets, envoyer les messages aux candidats non retenus, préparer le point au propriétaire.

C’est un travail de suivi, à distance, sur vos instructions — exactement ce que je peux prendre en charge pour une agence, ponctuellement pour une mise en location chargée ou toute l’année.

Voir comment je travaille avec les agences immobilières

Cet article donne une information générale, à jour au 15 octobre 2026. Il ne constitue pas un avis juridique. Pour vos pratiques de sélection des candidats, référez-vous aux textes applicables et, en cas de doute, à votre fédération professionnelle ou à un juriste.

Pour aller plus loin : dossier de vente en Wallonie : les pièces à anticiper · convocation d’AG : le rétroplanning · nos forfaits

Questions fréquentes

Quels documents peut-on demander à un candidat locataire ?

En Wallonie, la liste est fixée par la loi et elle est d’ordre public : l’article 6 du décret du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation autorise à demander le nom et prénom du ou des candidats, un moyen de les contacter, leur adresse, leur date de naissance (ou une preuve de leur capacité à contracter), leur composition de ménage, leur état civil s’ils sont mariés ou cohabitants légaux, le montant de leurs ressources financières et la preuve du paiement des trois derniers loyers — avec, le cas échéant, les justificatifs correspondants. Aucune autre donnée ne peut être exigée, sauf finalité légitime et demande proportionnée, dûment justifiée.

Combien de temps garder les dossiers des candidats non retenus ?

Il n’y a pas de durée chiffrée dans la loi, et c’est justement pour cela qu’il faut en fixer une. Le principe : vous les supprimez dès qu’ils ne sont plus nécessaires, c’est-à-dire une fois le bail conclu avec un autre candidat. Inscrivez une durée courte dans votre registre des traitements, annoncez-la dans votre information aux candidats, et tenez-vous-y. Méfiez-vous des durées « par prudence » : conserver sans raison est précisément ce que le RGPD interdit.

Faut-il vraiment répondre aux candidats non retenus ?

Aucune obligation ne vous y force, mais c’est la pratique qui vous distingue le plus durablement. Un candidat non retenu qui reçoit un message correct revient vers vous pour le bien suivant — et parle de votre agence. Un message type de trois lignes suffit.

Sources

• Décret wallon du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation, art. 6 (d’ordre public) — Wallex
• Cour constitutionnelle, arrêt n° 23/2020 du 13 février 2020
• Autorité de protection des données, Recommandation n° 01/2009 (bonne pratique ; fondée sur la loi de 1992, abrogée — à ne pas citer comme règle en vigueur)
• Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), art. 5 et 13