Le compromis est signé, tout le monde est content. Puis le notaire réclame une pièce que personne n’a encore commandée, et la date de l’acte recule de trois semaines.

Ce n’est pas un problème de compétence : c’est un problème de calendrier. Ces documents viennent d’organismes différents, avec des délais qui ne dépendent ni de vous, ni du vendeur. Les lancer dès la prise de mandat, pendant que le bien est encore en vitrine, change tout.

Voici la liste de suivi que je propose aux agences immobilières de Wallonie, puis le tableau qui va avec.

Les pièces à lancer tout de suite

• le certificat PEB : le propriétaire doit en disposer avant la mise en vente, et la publicité doit en reprendre les indicateurs ;
• le contrôle de l’installation électrique : le vendeur d’une unité d’habitation fait réaliser la visite de contrôle, le rapport est remis à l’acheteur lors de l’acte ;
• l’extrait conforme de la BDES (état des sols), obligatoire avant la cession d’un terrain bâti ou non ;
• les renseignements urbanistiques auprès de la commune ;
• la citerne à mazout, s’il y en a une : capacité, emplacement et attestation de contrôle — obligatoire à partir de 3 000 litres ;
• pour un appartement, les informations et documents à demander au syndic, à remettre à l’acheteur avant le compromis ;
• le dossier d’intervention ultérieure (DIU), pour les travaux réalisés depuis le 1er mai 2001 ;
• le titre de propriété, les plans, les factures et les garanties des équipements ;
• la valeur de l’aléa d’inondation du bien : elle est reprise dans l’acte notarié en cas de vente, et elle peut peser sur l’assurance — une valeur élevée peut même motiver un refus de couverture. Vous pouvez la vérifier à l’avance sur la carte officielle de la Wallonie.

Pourquoi « dès le mandat » et pas « au compromis »

Trois raisons concrètes.

Les délais ne vous appartiennent pas. Une administration communale, un organisme régional, un électricien agréé : chacun a son propre rythme. Vous ne pouvez pas l’accélérer, vous pouvez seulement commencer plus tôt.

Certaines pièces sont nécessaires avant même la publicité. Le certificat PEB en fait partie : ses indicateurs doivent figurer dans l’annonce. Une pièce qui conditionne la mise en vente ne peut pas être traitée comme une formalité de fin de dossier.

Une pièce manquante se remarque au plus mauvais moment. Chez le notaire, devant deux parties qui ont déjà prévu leur déménagement. C’est à ce moment-là que l’agence prend la critique, même si le retard vient d’ailleurs.

Le tableau de suivi, en six colonnes

Un dossier de vente bien tenu ne demande pas un logiciel. Il demande un tableau, un par bien, avec une ligne par pièce :

Trois règles d’usage :

1. Une ligne par pièce, même celles qui ne s’appliquent peut-être pas. On écrit « sans objet » ; on ne laisse pas de vide. Un vide, c’est un doute qui revient toutes les semaines.
2. Une date de demande, toujours. Sans elle, vous ne savez pas s’il faut relancer ou patienter.
3. Une revue hebdomadaire, le même jour. Vingt minutes pour parcourir les dossiers en cours et relancer ce qui dépasse. C’est là que le tableau prend sa valeur : il transforme « il faudrait penser à » en « c’est fait ».

Ce qui se délègue facilement — et ce qui ne se délègue pas

Dans un dossier de vente, l’agent immobilier apporte le conseil, la négociation, la relation avec le vendeur et l’acheteur, la visite. Rien de tout cela ne s’externalise.

Le reste, si : commander les pièces auprès des organismes, suivre les demandes, relancer, ranger les documents reçus dans un dossier nommé de manière cohérente, préparer le dossier à transmettre au notaire, tenir le tableau à jour et signaler ce qui bloque.

C’est exactement le type de suivi que je peux tenir pour une agence, à distance et sur ses instructions : vous restez l’interlocuteur du vendeur, et vous ne découvrez plus une pièce manquante la veille de l’acte.

Voir comment je travaille avec les agences immobilières et les syndics

Cet article donne une information générale, à jour au 15 octobre 2026. Il ne constitue pas un avis juridique ni une liste exhaustive. Pour un bien précis, le notaire et, le cas échéant, la commune restent la référence.

Pour aller plus loin : convocation d’AG : le rétroplanning · l’aide administrative à Namur et en Basse-Sambre · nos forfaits

Questions fréquentes

Quand faut-il commander le certificat PEB ?

Le plus tôt possible : le propriétaire doit disposer du certificat PEB avant la mise en vente, et toute publicité doit en reprendre les indicateurs. Il est valable 10 ans au maximum. Autre pièce à lancer tôt : l’extrait conforme de la Banque de Données de l’État des Sols (BDES), qui ne vaut qu’un an pour servir à l’acte — ni trop tôt, ni trop tard.

Que faut-il demander au syndic pour la vente d’un appartement ?

Le syndic doit répondre dans les 15 jours (art. 3.94, § 1er, du Code civil) : montant des fonds de roulement et de réserve, arriérés du cédant, appels de fonds décidés, coût des travaux décidés, procédures judiciaires en cours, procès-verbaux des assemblées générales des 3 dernières années, décomptes de charges des 2 dernières années et dernier bilan. Ces informations doivent être transmises avant la signature du compromis ou de l’offre : c’est ce qui en fait la pièce à demander en premier.

Cette liste est-elle complète ?

Non, et elle ne peut pas l’être : chaque bien a ses particularités (citerne, travaux récents, zone inondable, servitudes, bien classé). Le notaire reste la référence pour la liste définitive d’un dossier précis. L’objectif de cette liste est d’anticiper ce qui prend du temps.

Sources

• Code civil, livre 3, art. 3.94 (informations à demander au syndic) — Justel
• Certificat PEB — portail de la Wallonie
• Extrait conforme de la Banque de Données de l’État des Sols (BDES) — Wallonie
• Citernes à mazout : conformité et étanchéité — SPW Environnement
• Contrôle des installations électriques — SPF Économie
• Dossier d’intervention ultérieure (DIU) — Notaire.be
• Carte de l’aléa d’inondation en Wallonie